چرا بعضی از افراد در انجام کارهایشان موفق‌تر از بقیه عمل می‌کنند؟

پاسخ سوال: آنها مهارت های مدیریت زمان را خوب آموخته اند.

برنامه ریزی زمانی خوب شما را قادر می‌کند که هوشمندانه ‌تر کار کنید نه سخت‌تر؛ با مدیریت در زمان شما میتوانید مقدار بیشتری از کار را در زمان کوتاه‌تری انجام دهید؛ حتی اگر زمان شما بسیار محدود باشد و فشار زیادی برای انجام کارها روی شما وجود داشته باشد. بدون مدیریت در زمان، همیشه استرس دارید و نتیجه خوبی از کارهایتان نمیگیرید.

صرف کردن زمان برای تعداد زیادی فعالیت مختلف معمولا به نتیجه کمتری می‌رسد. چون شما توجه‌تان را بین کلی کار متفاوت تقسیم میکنید. همانطور که گفتم مدیریت زمان خوب باعث میشود شما هوشمندانه‌ تر کار کنید نه سخت تر.

برای جلوگیری از اتلاف وقت درمورد تکنیک های مدیریت زمان صحبت می کنیم.  چطور و از چه راهی میشود زمان را مدیریت کرد و به نتیجه خوبی رسید؟

۱. نگذارید برنامه ها زندگیتان را به هم بریزند

برنامه روزانه برای موفق شدن لازم و ضروری هستند. ما برای تقسیم زمانی که داریم باید بدانیم کارهایمان چه چیزهایی هستند و هر کدام چه درجه اهمیتی دارند.

اما نکته مهم این است که لیست های متعدد ممکن است تاثیر برعکسی روی کارآیی ما بگذارند. لیست های شلوغ اعتماد به نفس را از ما می گیرند و ما را مضطرب میکنند به همین دلیل امکان دسته بندی درستی برای لیست های شلوغ نداریم. پس لیست کارهای خود را به صورت طبقه بندی شده بنویسید و نگذارید موارد زیاد لیست شما را سردرگم کند. موارد اضافی لیست را حتما حذف کنید.

۲.  جلوگیری از انجام همزمان کارها 

تا به حال برای همه ما اتفاق افتاده که چند کار را به شکل همزمان انجام داده ایم. مثلا وقتی که در حال ظرف شستن هستیم به پادکست های انگیزشی شهر موفقیت گوش میدهیم. اما در یک سری از موارد انجام دادن کارهای همزمان به جای این که سودی به ما برسانند بیشتر به ضرر بهره وری ما هستند. چون شما در هر رفت و آمد بین کارها زمانی را صرف به دست آوردن تمرکزی که قبلا داشتید میکنید.تلاش کنید فقط مشغول یک کار شوید و بعد از اتمام آن به سراغ کار بعدی بروید. مطمئن باشید نتیجه کلی این شیوه بسیار بهتر از انجام همزمان کارهاست.

۳. کم کردن مسئولیت ها

سراغ برنامه روزانه ای که نوشته‌اید بروید و کارهایی که میتوانید را به دیگران واگذار کنید. بعد از این کار با خیال راحت‌تری به بقیه برنامه‌ها میرسید.

۴. افزایش تمرکز بر روی کار

از شرایط و مواردی که حواس شما را پرت میکنند دور شوید. تلفن همراهتان را زود به زود چک نکنید. از محیط های پر سر و صدا جدا شوید. و برای افزایش تمرکز از تمرینات تمرکز استفاده کنید.

۵. محدود کردن زمان برای انجام هر کار

قانون پارکینسون میگوید که یک فعالیت خاص تا زمانی طول میکشد که زمان انجام دادن آن تموم بشود. پس برای این که کارها در طول زمان کش پیدا نکنند برای انجام آن ها محدودیت تعیین کنید. با مشخص کردن یک زمان خاص شما انگیزه بیشتری برای اتمام سریع کار پیدا میکنید.

۶. مرتب سازی محیط کار

شاید به نظر اهمیت نداشته باشد که چه چیزهایی روی میز شما قرار دارد. اما نتایج تحقیقات نشان میدهد که افراد زمان قابل توجهی را صرف نگاه کردن به اشیای نامربوط روی میزشان میکنند. پس تمیزی محیط کارتان را در اولویت قرار دهید.

۷. کارها را به قسمت های کوچکتر تقسیم کنید

این مورد در نوشتن برنامه روزانه کاربرد بالایی دارد. کارها را به قسمت های قابل اندازه گیری و کوچک تقسیم کنید؛ تا هم ذهن منظم تری داشته باشید هم نتیجه بهتری از کارها بگیرید.

۸. یک لیست حواس پرتی درست کنید

برای این که چیزهایی که وسط کار به ذهنتان می آیند را فراموش نکنید یک لیست برای نوشتن آن ها قرار دهید. این کار به شما آرامش میدهد که بعدا زمان کافی برای فکر کردن به آن ها اختصاص میدهید.

۹. روی نتایج تاکید کنید نه ساعت ها

به جای این که تلاش های مداوم و خسته کننده برای شما مهم باشند به نتابج آن ها توجه کنید. توجه به زمان بدون توجه به نتایج فقط سرعت و فشردگی کار را افزایش میدهند و هیچ تضمینی نیست که کار شما بهتر از قبل باشد.

۱۰. یافتن راه حل های مختلف برای هر کار

برای مثال وقتی نیاز به باز کردن سر صحبت در مورد مسئله ای  با همکار خود دارید به جای ملاقات با اون فرد به تماس تلفنی یا ایمیل هم فکر کنید. این راه حل ها ممکن است در نتیجه تفاوتی ایجاد نکنند اما زمان کمتری از شما بگیرند.

۱۱. به دسته بندی کارها توجه کنید

کارهایی که شباهت بیشتری با هم دارند را در کنا هم قرار دهید. این نوع تقسیم بندی تمرکز شما را در کارها بالا میبرد. برای مثال همیشه برای ملاقات های کاری یا دوستانه روز خاصی در هفته تعیین کنید .

۱۲. همیشه کاری که شروع کردید را تمام کنید

رها کردن نیمه کاره یک فعالیت هم حواس شما را پرت میکند هم به شما استرس میدهد. پس هیچوقت کاری را نصفه رها نکنید.

۱۳. افزایش مهارت تصمیم گیری

گفته میشود که یک انسان بالغ به طور متوسط در روز ۳۵۰۰۰ تصمیم آگاهانه میگیرد. اگر شما قدرت تصمیم گیری خوبی نداشته باشید و زمان زیادی را صرف کارهای بی اهمیت بکنید مطمئنا به سمت موفقیت قدم بر نمیدارید. برای تصمیم گیری هایتان هم زمان محدود تعیین کنید و اجازه ندهید که ذهنتان را زیادی درگیر کند.

۱۴.تغییر حالت نشستن های طولانی

وقتی زمان زیادی را در حین کار به یک حالت بدنی باشید خسته خواهید شد. بنابراین حتما بین حالات نشستن خود تغییر بدهید و حتی گاهی بایستید.

۱۵. کمالگرایی را کنار بگذارید

یکی از دشمنان بزرگ مهارت های مدیریت زمان کمالگرایی است. کمالگرایی یک تفکر غیر واقعی در رابطه با اهداف شماست و مانع رسیدن به هدف شما خواهد شد.
اهداف واقع بینانه تعیین کنید و نظرات دیگران را هم در رابطه با اهدافتان بپرسید. خودتان را فقط با خودتان مقایسه کنید نه هیچکس دیگری.

۱۶. حفظ سلامت جسمانی و روانی

اگر احساس خستگی شدیدی کردید حتما به خودتان استراحت بدهید. از خودتان مراقب کنید چون مراقب از خود در اولویت همه کارهاست. اگر سلامت خود را حفظ نکنید در طی انجام کارهایتان هم کارآمد و مفید نخواهید بود.